En los proyectos de tecnología son muchas las cosas que pueden salir mal, pero hay un factor que puede dañar incluso los mejores proyectos: la mala comunicación.
¿Tus proyectos de tecnología siguen un proceso de comunicación claro y adecuado desde el inicio? ¡Aquí reunimos algunas herramientas prácticas necesarias para comunicarse en los proyectos de la manera más eficaz!
Planificar la comunicación, ¿será necesario?
En cualquier ámbito laboral en el que hay diferentes partes interesadas es fácil que se desate el caos al no considerar las diferentes expectativas y necesidades de información que cada parte requiere. Planificar la comunicación del proyecto permite a los equipos de proyectos determinar en conjunto la manera de compartir información, actualizaciones y avances con las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Un plan definido al inicio del proyecto, permite acordar los métodos, la frecuencia y los canales de comunicación que se utilizarán, así como las funciones y responsabilidades de todos los involucrados en la comunicación del proyecto.
Tabla de contenido
- Planificar la comunicación, ¿será necesario?
- ¿Cómo la comunicación potencia los proyectos?
- Cómo trazar un plan de comunicación para los proyectos de tecnología
- Identificación de las partes interesadas
- Establecer objetivos y acciones de comunicación del proyecto
- Identificar los mejores canales de comunicación para tu proyecto
- Para terminar
¿Cómo la comunicación potencia los proyectos?
En la actualidad las compañías tecnológicas siguen diferentes marcos de desarrollo de software, como Scrum, Agile, Kanban y otros, que se basan en la colaboración, la adaptabilidad y la entrega de valor constante. Una buena comunicación permite que estas metodologías funcionen plenamente, que los miembros del equipo compartan información, ideas y conocimientos oportunamente. Además la comunicación eficaz facilita: :
- La comprensión sólida de los requisitos, las prioridades y los desafíos del proyecto.
- Responder de manera efectiva a los cambios y minimizar los problemas potenciales.
- Compartir visiones y análisis sobre el progreso, las características implementadas y cualquier desafío que enfrenten.
- Conocer las necesidades y expectativas del cliente se comprendan y que se cumplan en cada iteración o entrega.
- Ajustar la dirección del desarrollo para maximizar el valor entregado.
Sin comunicación clara y efectiva, puede enfrentar malentendidos y retrasos que podrían afectar el éxito del proyecto.
Cómo trazar un plan de comunicación para los proyectos de tecnología
Sea una migración de tecnologías legadas, una nueva aplicación móvil, la actualización del sitio web o una integración de sistemas a gran escala, llevar a cabo un plan adecuado de comunicaciones facilita la gestión y el éxito de los proyectos al mantener involucrados e informados a cada uno de los actores relevantes.
A continuación te entregamos una guía que describe cómo manejar la comunicación de un proyecto con todos los involucrados en él, con las metas, los objetivos y las tácticas de comunicación que se utilizan para garantizar que todos se mantengan informados. El plan es una hoja de ruta para realizar la comunicación del proyecto de principio a fin.
| Qué definir | Descripción | Ejemplo |
| Quiénes son los interesados | Identifica todas las partes interesadas del proyecto, sus necesidades y preferencias de comunicación, y cómo participarán a lo largo del proyecto. | Equipo ejecutivo, clientes, área comercial, desarrolladores internos y externos |
| Objetivos de comunicación | Indica claramente los objetivos de comunicación para el proyecto, y cómo se alinean con los objetivos generales del proyecto. | Poner a todos en la misma página, facilitar la colaboración en equipo, dar actualizaciones oportunas, recopilar comentarios, gestionar los riesgos del proyecto |
| Acciones de comunicación. | Definir las acciones (estrategias o tácticas) para lograr las metas y objetivos de comunicación, incluida la información que se comunicará, con qué frecuencia y a través de qué canales. Quién – Qué – Cómo – Cuándo – A quién | El Team Leader enviará semanalmente un mensaje de vídeo a todas las partes interesadas; describiendo el progreso realizado durante la semana y los próximos hitos o desafíos. |
| Roles y responsabilidades de comunicación | Define quién es responsable de las actividades de comunicación, tanto dentro del equipo del proyecto como con las partes interesadas externas. | El Scrum Master se encargará de enviar las actualizaciones semanales al equipo y al C-level. |
| Métricas y evaluación de la comunicación | Incluya métricas para evaluar la efectividad de las estrategias y tácticas de comunicación, y cómo se incorporarán los comentarios de las partes interesadas en los esfuerzos de comunicación futuros. | Comentarios de las partes interesadas.
Asistencia a las reuniones Retroalimentación del proyecto |
Identificación de las partes interesadas
Identificar e incluir a todas las partes interesadas en los proyectos es el componente clave de todas las comunicaciones de tus proyectos. Estas son las personas que se verán afectadas por los resultados de tu proyecto, por lo que es importante comprender sus necesidades de comunicación. Los dividimos en dos categorías: internos y externos.
Partes interesadas internas
Las personas dentro de tu organización, miembros del equipo del proyecto y también los gerentes funcionales y ejecutivos. Normalmente requieren actualizaciones periódicas para garantizar que se mantengan al día con el progreso del proyecto. Aquí hay un par de ejemplos de sus necesidades de comunicación para cada uno:
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Miembros del equipo del proyecto:
Necesitan recibir actualizaciones periódicas sobre el progreso del proyecto, incluidos los cambios en el alcance, el cronograma o el presupuesto del proyecto. También necesitan saber cuáles son sus responsabilidades individuales y cómo encaja su trabajo en el plan general del proyecto.
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Otros gerentes funcionales:
Son responsables de supervisar áreas funcionales específicas como recursos humanos, finanzas o TI. Necesitan saber cómo afectará el proyecto a sus áreas de responsabilidad y es posible que deban asignar recursos o ajustar las prioridades en consecuencia.
Requieren actualizaciones de alto nivel, incluidos los riesgos o problemas que pueden afectar el éxito del proyecto. También deben estar informados de cualquier cambio en los objetivos, el cronograma o el presupuesto del proyecto y es posible que deban tomar decisiones estratégicas basadas en esta información.
Equipo TI Externo:
Aquí es importante entender que en el caso de los proveedores de outsourcing de equipo TI, las necesidades de comunicación son las mismas de los miembros del equipo interno, ya que al ser una extensión de profesionales en tecnología que aportan habilidades y capacidades técnicas, requieren un feedback continuo y acompañamiento permanente con el fin aprovechar al máximo las capacidades y aportar valor al proyecto.
La comunicación en el proceso de outsourcing TI antes de comenzar el proyecto debe estar orientada a que el proveedor obtenga un conocimiento profundo de los requisitos, necesidades y cultura del equipo. Durante los primeros 3 meses, una comunicación eficaz hará posible que los miembros del equipo se adapten rápidamente y se alineen con los objetivos del proyecto en el que trabajan y , posteriormente, que el proveedor y el equipo interno logren mantener la sintonía y ritmo del trabajo conjunto. Estas características son parte del modelo de servicio de 42LABS que llevamos con clientes como Banco Santander.
Interesados externos
Dependiendo de la proximidad que se tenga con las personas fuera de la empresa como clientes, proveedores, vendedores, socios, organismos reguladores o el público en general, es posible que requieran una comunicación menos frecuente, pero posiblemente más formal e informativa. Aquí hay algunos ejemplos de sus necesidades de comunicación respecto a un proyecto de tecnología:
Clientes:
Necesitan información sobre cualquier cambio en los canales de atención y sus servicios, los plazos o tiempos de mantención. Es posible que también deseen proporcionar comentarios sobre los resultados del proyecto o participar en las pruebas y la evaluación. Esto puede ser una gran clave para el éxito de tu proyecto, no dejes de hacer investigación y test con tus clientes que te ayudarán a comprobar tus supuestos, priorizar y entregar funcionalidades que realmente serán valoradas.
Proveedores y vendedores:
Necesitan saber cómo el proyecto afectará su capacidad para entregar sus servicios y es posible que deban ajustar sus operaciones en consecuencia y también pueden proporcionar información sobre los requisitos o especificaciones del proyecto.
Socios:
Requieren actualizaciones periódicas sobre el estado del proyecto, así como cualquier cambio en el acuerdo inicial o el alcance del trabajo. Es posible que también necesiten proporcionar comentarios o tomar decisiones en función de los resultados del proyecto.
Organismos Reguladores:
Necesitan saber cómo el proyecto cumple con las regulaciones y estándares y pueden requerir actualizaciones o informes periódicos. Es posible que también deban proporcionar información sobre los requisitos o especificaciones del proyecto.
Público en general:
En ocasiones los proyectos pueden llegar a tener impacto social o ambiental, por lo que en este caso el público puede necesitar información sobre el impacto potencial del proyecto en su comunidad o medio ambiente, y pueden querer brindar comentarios o participar en consultas públicas, ya que es importante obtener sus respuestas al comienzo del proyecto. Si bien estos públicos suelen ser abordados por las áreas de asuntos corporativos de las organizaciones, es importante tener en cuenta la información que se les suministrará para entregar a través de los voceros autorizados de la organización.
Puntos clave:
- Identificar a las partes interesadas (que se verán afectadas por tu proyecto).
- Adaptar la comunicación a sus necesidades: considerar qué información necesitan, con qué frecuencia y la mejor manera de comunicarse con ellos.
- Estar abierto a la retroalimentación: Fomentar la retroalimentación y recibir sugerencias de las partes interesadas para garantizar una comunicación efectiva.
Establecer objetivos y acciones de comunicación del proyecto
Establecer metas y objetivos de comunicación claros es clave para garantizar que las partes interesadas del proyecto reciban la información que necesitan, cuando la necesitan. Es la mejor forma de saber por dónde empezar y la razón detrás de su comunicación.
Esto significa decidir qué información comunicar, quién la comunicará, cuándo y con qué frecuencia y a través de qué canales. Al delinear estas estrategias y tácticas en tu plan de comunicación, tendrás una hoja de ruta clara para mantener a todos en la misma página durante todo el proyecto.
Identificar los mejores canales de comunicación para tu proyecto
Los diferentes canales tienen sus pros y sus contras, desde la reunión, el correo electrónico, whatsapp y teléfono, todos ya los conoces y seguramente ya tienes una definición previa sobre los que mejor te funcionan a la hora de cumplir tus objetivos.
Cuando se trata de seleccionar tipos o canales de comunicación para un proyecto de tecnología, es importante tener en cuenta que no todas las personas son iguales. Si bien algunos pueden estar contentos con un mensaje de chat o correo electrónico rápido, otros pueden requerir un toque más personal, más contexto y claridad.
Una herramienta que puedes implementar para explicar visualmente cualquier tema de forma asincrónica es hacer videos de grabación de pantalla con tu voz en off, esto permite informar de forma más productiva y eficiente. Las partes interesadas pueden ver el video en cualquier momento, tantas veces como sea necesario, puedes ahorrar tiempo, ya que es más rápido que escribir, en ocasiones puede reemplazar las reuniones y que las partes interesadas vean lo que te interesa mostrarles y escuchen tus comentarios. También permiten registrar las reuniones con los clientes para no perderse nada. Actualmente hay una amplia oferta de extensiones de Chrome para este fin, como Vmaker o Screencastify.
Aquí te dejamos una plantilla de plan de comunicación que podrás personalizar de acuerdo a las necesidades de tu proyecto.
Para terminar
Estos son algunas sugerencias o “tips”para llevar una comunicación efectiva durante la ejecución del proyecto en cada una de sus etapas:
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Escucha activa:
Escucha lo que otros tienen que decir y haz preguntas para asegurarse de que comprendes su punto de vista.
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Comunicación clara y concisa:
Usa un lenguaje claro y conciso al comunicarte. Evita el uso de jerga o términos técnicos.
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Use ayudas visuales:
Gráficos, tablas y diagramas pueden ayudar a transmitir información compleja de manera más efectiva. La combinación de herramientas visuales con mensajes de video en pantalla también puede ser una forma útil de explicar conceptos complejos a las partes interesadas.
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Realiza comprobaciones regulares:
Con los miembros del equipo y las partes interesadas para asegurarse de que todos estén en sintonía y que no haya malentendidos.
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Sea proactivo:
No esperes a que los problemas se intensifiquen antes de tomar medidas. Enfrentalos tan pronto como surjan para evitar más complicaciones. ¡¡Usa el teléfono!!
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Escucha a todas las partes:
Toma el tiempo para escuchar a todas las partes involucradas y trata de comprender su punto de vista. Esto puede ayudar a generar confianza y crear un entorno en el que todos se sientan escuchados y respetados.
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Encuentra puntos en común:
Busca áreas de acuerdo y construye a partir de ahí. Esto puede ayudar a crear un sentido de colaboración y trabajo en equipo, y también puede ayudar a identificar soluciones que funcionen para todos los involucrados.
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Mantén una mente abierta:
Dispuesto a considerar diferentes perspectivas e ideas. Esto puede ayudar a fomentar la creatividad y la innovación, y también puede conducir a mejores soluciones.
Utiliza plataformas de colaboración visual:
Como Miro, Mural o cualquier otra herramienta de pizarra.